Irma-palvelun käyttöehdot
LUONNOS · pilottiversio 0.3.1 (8.10.2026). Juristi ei ole vielä hyväksynyt tätä tekstiä.
1. Osapuolet ja soveltaminen
1.1 Palvelun tarjoaa Envaire Oy (Y-tunnus 3559524-3), c/o Notatus Oy, Sinimäentie 8b, 02630 Espoo, sähköposti ilia@envaire.com, puhelin 045 842 0093 ("Envaire").
1.2 Ehtoja sovelletaan organisaatioon, joka rekisteröityy Irma-palveluun tai tilaa sen ("Asiakas"). Rekisteröityvä henkilö vakuuttaa, että hänellä on oikeus sitoa Asiakas näihin ehtoihin.
1.3 Palvelu tarjotaan vain elinkeinonharjoittajille ja yhteisöille käytettäväksi niiden elinkeino- tai ammattitoiminnassa. Envairen ja Asiakkaan väliseen sopimukseen ei sovelleta kuluttajansuojalakia (38/1978). Tämä ei vaikuta tietosuojalainsäädäntöön: Asiakkaan Palveluun tallentamiin henkilötietoihin (myös Asiakkaan yksityishenkilöasiakkaiden tietoihin) sovelletaan GDPR:ää ja tietosuojalakia, ja niiden käsittelystä sovitaan tietojenkäsittelysopimuksessa (kohta 6). Suomalaiselta Asiakkaalta vaaditaan rekisteröinnissä kelvollinen Y-tunnus.
1.4 Sopimuksen muodostavat (etusijajärjestyksessä): mahdollinen osapuolten erikseen allekirjoittama kirjallinen sopimus (esim. pilottisopimus); tietojenkäsittelysopimus (DPA, henkilötietojen osalta); nämä käyttöehdot; voimassa oleva hinnasto.
2. Määritelmät
- Palvelu: Irma-asianhallintapalvelu (verkkosovellus, asiakasportaali, ajanvaraussivu, sähköinen allekirjoitus, rajapinnat ja lisäosat).
- Käyttäjä: Asiakkaan Palveluun kutsuma henkilö.
- Asiakastiedot: kaikki tiedot, jotka Asiakas, Käyttäjät tai Asiakkaan asiakkaat tallentavat Palveluun.
- Tilaus: Asiakkaan valitsema paketti, käyttäjämäärä ja lisäosat.
3. Palvelu
3.1 Irma on asianajo- ja lakitoimistoille tarkoitettu pilvipalvelu asiakkaiden, asioiden, asiakirjojen, määräaikojen, tuntikirjausten, laskutuksen ja viestinnän hallintaan.
3.2 Palvelu tarjotaan sellaisena kuin se kulloinkin on ("as is"). Envaire kehittää Palvelua jatkuvasti ja voi muuttaa sen toimintoja. Olennaisesta heikentävästä muutoksesta ilmoitetaan etukäteen.
3.3 Palvelussa "Tulossa"-merkityt toiminnot (esim. tekstiviestit, kaksisuuntainen kalenterisynkronointi, verkkolasku, litterointi) eivät ole osa Tilausta ennen kuin ne julkaistaan.
3.4 Palvelu ei ole oikeudellista neuvontaa. Palvelun mallipohjat, tarkistukset (esim. esteellisyystarkistus, määräaikalaskurit) ja tekoälyn tuottamat sisällöt ovat apuvälineitä. Asiakas ja sen juristit vastaavat aina ammatillisista arvioistaan, määräaikojen noudattamisesta ja lähetettävästä sisällöstä.
3.5 Palvelu ei tee rahanpesulain mukaista asiakkaan tunnistamista, pakoteseulontaa eikä esteellisyysarviota Asiakkaan puolesta. Se kirjaa Asiakkaan tekemät tarkistukset.
4. Rekisteröityminen, kokeilujakso ja käyttäjätilit
4.1 Uusi Asiakas saa 14 päivän maksuttoman kokeilujakson, ellei toisin ilmoiteta. Kokeilu ei jatku automaattisesti maksulliseksi ilman Asiakkaan nimenomaista tilausta.
4.2 Organisaation omistajakäyttäjä hallinnoi Käyttäjiä, rooleja, käyttöoikeuksia ja lisäosia.
4.3 Asiakas vastaa siitä, että Käyttäjät noudattavat näitä ehtoja, pitävät tunnuksensa salassa ja että käyttöoikeudet poistetaan henkilön lähtiessä. Kaksivaiheinen tunnistautuminen (TOTP) on kaikkien Käyttäjien käytettävissä, ja Asiakas voi vaatia sen kaikilta Käyttäjiltä. Envaire suosittelee vaatimista.
4.4 Asiakkaan on ilmoitettava viipymättä, jos se epäilee tunnusten väärinkäyttöä.
5. Hyväksyttävä käyttö
Asiakas ei saa:
- käyttää Palvelua lainvastaiseen toimintaan, roskapostin tai häirinnän lähettämiseen tai toisten oikeuksia loukkaavan sisällön tallentamiseen;
- yrittää päästä käsiksi muiden asiakkaiden tietoihin, ohittaa käyttöoikeuksia tai suojauksia, kuormittaa Palvelua kohtuuttomasti tai tehdä tietoturvatestausta ilman Envairen kirjallista lupaa;
- purkaa, kopioida tai jälleenmyydä Palvelua tai käyttää sitä kilpailevan palvelun rakentamiseen;
- lähettää Palvelun kautta viestejä vastaanottajille, joihin sillä ei ole oikeutta olla yhteydessä.
Envaire voi rajoittaa tai keskeyttää pääsyn, jos käyttö vaarantaa Palvelun, muut asiakkaat tai rikkoo näitä ehtoja olennaisesti. Envaire ilmoittaa siitä Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan etukäteen.
6. Asiakastiedot ja tietosuoja
6.1 Asiakastiedot kuuluvat Asiakkaalle. Envaire saa käyttää niitä vain Palvelun tuottamiseen, tukeen, tietoturvaan ja lain edellyttämiin tarkoituksiin.
6.2 Asiakas on Asiakastietojen rekisterinpitäjä ja Envaire käsittelijä. Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan tietojenkäsittelysopimusta (DPA), joka on näiden ehtojen erottamaton liite ja hyväksytään samalla. Alikäsittelijät on lueteltu erillisessä alikäsittelijäluettelossa.
6.3 Envaire ei käytä Asiakastietoja tekoälymallien koulutukseen eikä myy niitä.
6.4 Envaire on rekisterinpitäjä Asiakkaan yhteyshenkilöiden, Käyttäjätilien perus-, laskutus-, tuki- ja tietoturvalokitietojen osalta tietosuojaselosteen mukaisesti.
6.5 Asiakas vastaa siitä, että sen Palveluun tallentamat tiedot ja Palvelun käyttö (ml. tekoäly- ja viestintätoiminnot ja alikäsittelijät) ovat sen salassapitovelvollisuuksien ja ammattieettisten sääntöjen mukaisia.
6.6 Asiakas voi viedä tietonsa milloin tahansa Palvelun vientitoiminnolla (ZIP). Liitetiedostot eivät toistaiseksi sisälly ZIP-vientiin, vaan ne ladataan asiakirjoittain (ks. DPA 12.2).
6.7 Henkilötunnus. Palvelussa ei käsitellä henkilötunnuksia; asiakkaan tunnistamiseen käytetään syntymäaikaa. Siksi tietosuojalain (1050/2018) 29 §:n henkilötunnuksen käsittelyedellytyksiä ei sovelleta Palveluun. Jos Asiakas tarvitsee henkilötunnuksen (esim. rahanpesulain mukaiseen tunnistamiseen), se säilyttää sen Palvelun ulkopuolella. Asiakas ei saa tallentaa henkilötunnuksia Palvelun vapaatekstikenttiin tai asiakirjoihin, ellei se ole asiakirjan sisällön vuoksi välttämätöntä, ja vastaa silloin käsittelyperusteesta.
6.8 Envairen tukipääsy. Envairen tuki voi lukea Asiakkaan tietoja vain Asiakkaan adminin antamalla määräaikaisella (1–72 tuntia) suostumuksella. Tukihenkilö tunnistautuu kaksivaiheisesti, kirjaa syyn, ja pääsy tallentuu lokiin. Tukipääsy on vain lukuoikeus.
6.9 Käsittelijän seloste. Envaire ylläpitää GDPR 30(2) artiklan mukaista selostetta käsittelytoimista, jotka se tekee Asiakkaiden puolesta (DPA 5.3).
6.10 Säilytys Palvelussa. Asiakas voi valita asetuksissa säilytysajan. Asetus tallentuu, mutta automaattista anonymisointia tai poistoa ei ole vielä toteutettu (tulossa). Siihen asti Asiakas poistaa vanhat asiat itse. Asiaa tai asiakasta, jolla on asiakasvarakirjauksia tai asiakkaan tuntemisen (KYC) tietoja, ei voi poistaa (rahanpesulaki 3 luku 3 §, säilytys 5 vuotta). Tarkastuslokilla ei ole vielä automaattista poistoa.
7. Tekoäly- ja viestintätoiminnot
7.1 Tekoälytoiminnot (tiivistelmät, luonnokset, avustaja) ovat oletuksena pois päältä, kunnes Asiakkaan admin kytkee ne päälle (Asetukset → Avustaja). Teksti välitetään Envairen OpenAI-sopimuksen kautta (sopijapuoli OpenAI Ireland Ltd; käsittely voi tapahtua USA:ssa, ks. alikäsittelijäluettelo), eikä sitä käytetä koulutukseen. Tekoäly voi tuottaa virheellistä tai puutteellista sisältöä; tuotokset on aina tarkistettava ennen käyttöä. Paketteihin sisältyy tekoälykiintiö; ylitys hinnaston mukaan.
7.2 Palvelun kautta lähetettävät viestit kulkevat Asiakkaan hyväksyntäjonon kautta. Asiakas vastaa viestien sisällöstä, vastaanottajista ja lähettäjädomainin käyttöoikeudesta (SPF/DKIM). Tekstiviestit ja sähköposti lähetetään Asiakkaan omilla palvelutileillä; palveluntarjoajat ovat Asiakkaan omia käsittelijöitä. Mitään ei lähetetä Asiakkaan asiakkaille ilman ihmisen hyväksyntää.
7.3 EU:n tekoälyasetus (2024/1689). Tekoälytoiminnot ovat yleiskäyttöistä avustusta (tiivistelmät, luonnokset, haku Asiakkaan omista tiedoista). Niitä ei ole tarkoitettu asetuksen liitteen III suuririskiseen käyttöön, eivätkä ne tee päätöksiä. Ihminen tarkistaa tuotokset ennen käyttöä. Asiakas vastaa siitä, että sen käyttö pysyy tässä tarkoituksessa ja että sen henkilöstöllä on riittävä tekoälylukutaito (4 art.).
8. Hinnat ja maksaminen
8.1 Hinnat määräytyvät voimassa olevan hinnaston mukaan (käyttäjäkohtainen kuukausihinta, lisäosat toimistokohtaisesti, mahdolliset käyttöperusteiset ylitykset). Hinnat ovat euroja ja arvonlisäverottomia; ALV lisätään voimassa olevan verokannan mukaan.
8.2 Maksut veloitetaan etukäteen kuukausittain maksupalveluntarjoajan (Stripe) kautta tai laskulla erikseen sovittaessa. Envaire ei tällä hetkellä veloita maksuja; veloitus alkaa vasta, kun maksuliikenne on otettu käyttöön ja Asiakas on tehnyt maksullisen tilauksen.
8.3 Käyttäjien tai lisäosien lisäys nostaa maksua seuraavasta laskutusjaksosta.
8.4 Envaire voi muuttaa hintoja ilmoittamalla vähintään 30 päivää ennen muutoksen voimaantuloa. Asiakas voi irtisanoa Tilauksen päättymään ennen muutosta.
8.5 Viivästyneestä maksusta peritään korkolain mukainen viivästyskorko. Envaire voi rajoittaa Palvelun käyttöä, jos maksu on myöhässä yli 14 päivää muistutuksesta huolimatta; tietojen vienti pysyy mahdollisena.
8.6 Ennalta maksettuja maksuja ei palauteta, ellei näissä ehdoissa tai DPA:ssa toisin sanota.
9. Saatavuus ja tuki
9.1 Envaire pyrkii pitämään Palvelun käytettävissä ympäri vuorokauden, mutta saatavuudesta ei anneta takuuta (ei SLA:ta), ellei erikseen kirjallisesti sovita.
9.2 Huoltokatkoista pyritään ilmoittamaan etukäteen ja ajoittamaan ne virka-ajan ulkopuolelle.
9.3 Tuki sähköpostitse ilia@envaire.com arkipäivisin.
10. Sopimuksen voimassaolo ja päättyminen
10.1 Sopimus on voimassa toistaiseksi. Asiakas voi irtisanoa Tilauksen milloin tahansa Palvelussa tai sähköpostitse; Tilaus päättyy kuluvan laskutusjakson lopussa.
10.2 Envaire voi irtisanoa sopimuksen 60 päivän irtisanomisajalla. Envaire voi purkaa sopimuksen välittömästi, jos Asiakas rikkoo ehtoja olennaisesti eikä korjaa rikkomusta 14 päivän kuluessa kirjallisesta huomautuksesta, tai jos Asiakas on asetettu konkurssiin.
10.3 Jos Envaire lopettaa Palvelun, se ilmoittaa siitä vähintään 90 päivää etukäteen ja varmistaa tietojen vientimahdollisuuden.
11. Tiedot sopimuksen päättyessä
Asiakkaan tulee viedä tietonsa ennen Tilauksen päättymistä. Päättymisen jälkeen tiedot säilytetään 30 päivää, minkä jälkeen ne poistetaan DPA:n mukaisesti; varmuuskopioista ne häviävät viimeistään 30 päivän kuluessa poistosta.
Poisto tehdään toistaiseksi käsin, ja Envaire vahvistaa sen kirjallisesti. Jos Asiakas poistaa toimiston itse, kaikki sen tietokantarivit ja tallennetut tiedostot poistetaan heti; tietokanta estää poiston, jos tiedostoja jäisi jäljelle. Varmuuskopiot: Supabasen päivittäinen tietokantavarmuuskopio säilyy 7 päivää, ja salattu varmuuskopio säilytetään Hetznerillä (EU, Helsinki) enintään 30 päivää. Envaire toimittaa pyynnöstä maksutta ne tiedot, jotka eivät sisälly ZIP-vientiin (DPA 12.2).
12. Immateriaalioikeudet
12.1 Palvelu, sen ohjelmisto, mallipohjat, ulkoasu ja tavaramerkit kuuluvat Envairelle tai sen lisenssinantajille. Asiakas saa Tilauksen voimassaoloajan ei-yksinomaisen, ei-siirrettävän oikeuden käyttää Palvelua omassa liiketoiminnassaan.
12.2 Asiakas säilyttää kaikki oikeudet Asiakastietoihin ja Palvelulla tuottamiinsa asiakirjoihin.
12.3 Envaire saa vapaasti hyödyntää Asiakkaan antamaa palautetta Palvelun kehittämisessä.
13. Vastuunrajoitus
13.1 Envaire vastaa vain välittömistä vahingoista, jotka aiheutuvat sen tuottamuksellisesta sopimusrikkomuksesta.
13.2 Envaire ei vastaa välillisistä vahingoista, kuten saamatta jääneestä voitosta, liiketoiminnan keskeytymisestä, menetetyistä määräajoista, kolmansien osapuolten vaatimuksista tai tietojen menetyksestä siltä osin kuin vahinko olisi voitu välttää Asiakkaan omalla tietojen viennillä.
13.3 Envairen kokonaisvastuu rajoittuu suurempaan seuraavista: Asiakkaan vahinkotapahtumaa edeltäneiden 12 kuukauden aikana maksamat Palvelumaksut tai 10 000 euroa. Raja koskee myös maksutonta kokeilua ja pilottia; 0 euron vastuurajaa ei ole.
13.4 Rajoitukset eivät koske vahinkoa, joka on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella, eivätkä vastuuta, jota ei voida pakottavan lain nojalla rajoittaa. Henkilötietojen käsittelyä koskevasta vastuusta on erillinen, samansuuruinen katto DPA:n kohdassa 13; kattoja ei lasketa yhteen.
14. Salassapito
Osapuolet pitävät salassa toisen osapuolen luottamukselliset tiedot ja käyttävät niitä vain sopimuksen toteuttamiseen. Velvollisuus jatkuu viisi vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen; Asiakastietojen osalta toistaiseksi. Velvollisuus ei koske julkisia tai laillisesti muualta saatuja tietoja eikä lain tai viranomaisen määräyksen edellyttämää luovutusta.
15. Ylivoimainen este
Osapuoli ei vastaa viivästyksestä tai vahingosta, joka johtuu sen vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevasta esteestä (esim. laaja verkko- tai sähkökatko, alihankkijan tai pilvialustan laaja häiriö, viranomaismääräys, luonnonkatastrofi, laajamittainen kyberhyökkäys), jota se ei kohtuudella olisi voinut ottaa huomioon.
16. Ehtojen muuttaminen ja siirtäminen
16.1 Envaire voi muuttaa ehtoja ilmoittamalla siitä sähköpostitse tai Palvelussa vähintään 30 päivää etukäteen. Jos Asiakas ei hyväksy muutosta, se voi irtisanoa Tilauksen päättymään ennen muutoksen voimaantuloa.
16.2 Envaire voi siirtää sopimuksen samaan konserniin kuuluvalle yhtiölle tai liiketoiminnan luovutuksen yhteydessä ilmoittamalla siitä Asiakkaalle. Asiakas ei saa siirtää sopimusta ilman Envairen suostumusta.
17. Sovellettava laki ja riidat
Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia lukuun ottamatta sen lainvalintasääntöjä. Riidat pyritään ratkaisemaan neuvottelemalla. Ratkaisematta jääneet riidat ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa.
18. Yhteystiedot
Envaire Oy · Y-tunnus 3559524-3 · c/o Notatus Oy, Sinimäentie 8b, 02630 Espoo · ilia@envaire.com · 045 842 0093
LUONNOS